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企业法律体检的意义与重要性

 

做好法律体检,防范和化解企业法律风险

一、法律体检的提出以及作用

人会生病,要想保持健康,必须定期去医院进行体检;企业其实就如同人一样,也会生病,也会死亡,要想健康,要想长寿,必须定期进行法律体检,防患于未然。

所谓法律体检就是指通过法律专业机构,定期或不定期地对企业的全部或某一领域的事务进行审查评估,指出存在的法律问题,预测潜在的法律风险,提出排除风险的方案,以帮助受检企业及时发现并化解隐性法律风险,有效地应对可能发生的企业危机。法律体检期待的是通过对企业的历史、现状、将来的经营管理涉及到的法律事项以及各事项之间的联系进行全方位审查,指出潜在的法律风险,并提出排除法律风险的方案。因此,法律体检是帮助企业建立法律风险防范体系的前置程序和有效手段。

“法律体检具有如下几个方面的作用:

1、早发现:通过对照法律法规、规范的企业规章制度等,发现受检企业在规章制度以及行为方面存在的问题。

2、早预防、早治疗:通过法律体检发现存在的问题后,及时进行法律风险预防,同时对发现的问题对症下药,尽早治疗。

3、合规:通过律师的法律体检服务,建立、健全企业的规章制度,规范企业的生产经营行为,使其符合法律规定。

4、树正面形象,促转型升级:通过法律体检,建立企业健康档案,树立企业健康、规范的正面形象。同时,帮助企业从根本上摆脱陈旧落后的经营方式,寻找新的出路,促使其转型升级。

 

二、律师如何进行法律体检

律师应将自己定位为法律风险防范专家,成为企业法律的顾问,经营的参谋,倡导企业不打官司请律,为企业进行法律体检等服务。

(一)法律体检具体操作程序:

1、制作专项服务方案,上门推介

企业在接受法律体检专项法律服务前,往往希望了解具体的服务范围、服务方式。因此,应制作详细的法律体检方案,内容应包括法律体检服务范围、法律体检程序和收费方式等等。

2、了解情况,签订服务协议和保密协议(范围、方式、保密承诺)

法律体检服务团队负责人与受检企业管理层接洽,初步了解受检企业现有组织机构、各项管理组织体系和制度规范,掌握受检企业在各项管理中的重点和难点问题,明确受检企业的具体需求和本次法律体检所涉范围、项目及本所拟组建的服务团队情况、服务方式,在此基础上双方签订正式的服务协议和保密协议。

3、企业信息的收集和审查(问卷调查、上门座谈等)

安排团队专业律师与受检企业各个管理部门进行沟通,深入了解和审查受检企业现有管理状况,收集受检企业各项管理制度,具体审查各项制度是否合法、合规、合理,审查方式包括书面文件的审查、组织座谈会、个别访谈和问卷调查等。

4、工作组召开评审会议(诊断

由受检企业组织召开有受检企业相关高层人员参加的评审会议(参加人员由受检企业确定)。律师根据对受检企业所提供书面文件的审查情况和实际调查情况,提出受检企业现有管理中存在的问题和意见,并与受检企业管理层就相关问题逐一分析讨论。

5、出具初步法律体检报告

评审会议后,律师根据对受检企业现有管理体系和制度的审查情况和评审会议的讨论分析情况,向受检企业出具法律体检报告,明确受检企业管理中存在的管理漏洞和法律风险、内控风险,提出拟整改的意见和建议,并将信息反馈给受检企业有关人员。

6、评审法律体检报告(与受检企业共同评审)

由受检企业组织相关人员对律师提供的法律体检报告进行评审,并对整改建议根据公司实际情况进行可行性评价。

7、审定和交付法律体检报告(开处方

律师根据受检企业对初步法律体检报告的评审意见和受检企业的要求,审查确定最终的法律体检报告,该报告经受检企业相关负责人确认后交付董事会。

8、与受检企业共同采取措施排除风险(建章立制、培训、监督执行等)

律师根据受检企业董事会对法律体检报告的具体反馈意见,针对受检企业存在的风险,与受检企业相关部门共同制定风险排除措施,并进行培训、监督执行。

9、跟踪风险排除情况

律师适时跟踪风险排除情况,根据实际情况,与受检企业共同调整风险排除措施。

10、定期回访

根据整改后的情况,半年或一年向受检企业了解整改后的风险状况。

(二)律师开展好法律体检的心得体会

当前,法律体检服务受到了各级政府的极大重视,在政府部门联合工商联等部门为律师服务企业搭台时,律师应该时刻做好准备上台唱戏并唱好戏,吸引更多的企业前来买票看戏

以下是律师开展好法律体检的心得体会:

1、围绕大局和企业需求精心设计产品

“法律体检是律师围绕经济建设大局以及企业的需求精心设计出的法律产品,同样,根据经济建设大局以及企业需求的不断变化,法律体检产品也应进行不断的修改和完善。

2、做好营销,引导企业法律消费

现在是个酒香也怕巷子深的时代,怎么让企业认识到、体验到你的产品是好产品,是要通过营销手段来实现的。法律体检作为一个新兴的法律产品,还不大为企业经营者所了解,所以必要的宣传和推介是不可或缺的。律师要学会宣传、学会营销,积极引导企业进行法律消费,进行法律体检

3、服务方式:专业分工  团队合作

由于公司在经营管理中会遇到法人治理结构、决策、合同管理以及劳动用工、安全生产等方方面面风险,因此律师应根据企业的需要,组成包括在公司法、合同法、税法、知识产权法、劳动法等各领域有特长的专业律师团队,以团队整合形式提供专项法律服务,就像专家的会诊会。

4、服务水准:以客户需求为核心,做到五性合一

律师应以客户需求为核心,做到五性合一:

1)法律性:律师在进行法律体检时首先要注意审查企业的规章制度和行为是否合法,是否存在法律风险,尤其是刑事法律风险。

2)经济性:律师要帮助企业考虑其经营管理的行为效益最大化。

3)专业性:体检律师要考虑到各个公司的专业特点,有针对性地安排专业律师提供服务。

4)针对性:由于企业间组织形式、企业规模、经营范围、所处行业的不同,对法律体检会有不同的需求。律师在诊断出具体检报告开处方的过程中,要因人而异,根据企业的实际和需要进行体检,绝不流于形式、开普通方大处方

5)前瞻性:法律体检报告应具有前瞻性,能经得起时间的考验。

5、建健康档案:做回访式检查  跟进式服务

律师应该为每个受检企业建立健康档案。在企业按处方接受治疗后,律师也应适时跟踪治疗情况,做好回访式检查,根据实际情况,适时调整处方

 

三、从法律体检看企业存在的法律风险及原因分析

目前,我们进行的法律体检的内容比较广泛,包括公司基本情况、股权结构、公司治理、人力资源管理、行政管理、财务管理、合同管理、知识产权保护、商业秘密保护、对外投资、对外担保、诉讼仲裁情况、法律风险管理等多个方面,基本涵盖了受检企业的各个方面。

受检企业分别涉及不同行业,主要分布在制造业、建材、家纺、化工、批发零售、医药化工、房地产、矿产、旅游等行业,与浙江省民营企业的产业分布状况基本吻合。

(一)关于公司治理结构方面

1、受检企业中,有部分企业存在股权结构不合理,现有最大股东可能失去控股权的法律风险。

2、有受检企业的股东之间存在需解决的法律问题,可能出现因股东纠纷导致公司利益受损的情形。

3、有受检的公司制企业未设立三会(股东会、董事会、监事会),企业经营决策的个人偶然性风险较大。

4、有受检的公司制企业没有在工商部门提供的章程范本中增设其自行约定的内容,可能导致股东之间发生纠纷时无据可依。

5、有受检的公司制企业未按照《公司法》、公司章程的规定召开三会,可能会导致股东会、董事会决议被撤销。

(二)关于劳动人事管理方面

1、大多数企业在劳动合同的签订和履行有问题(书面合同、任意解除)。

2、有多家受检企业未制订员工手册。

3、有多家受检企业未设立工会。

(三)关于合同管理方面

1、有受检企业在签订重大合同之前未进行资信调查。

2、部分受检企业的重要合同谈判没有法律专业人员参加,少数企业在签署合同时不要求对方出具法定代表人身份证明或签约代表的授权委托书,会导致合同交易风险的增大。

3、部分受检企业没有建立合同会签制度和合同履行监督制度。

(四)关于知识产权和商业秘密保护方面

1、几乎一半的企业没有设置知识产权管理机构、人员,没有建立知识产权管理、保护制度。

2、有超过一半的企业没有与相关人员就企业商业秘密的保护签订保密协议,大多数企业没有和相关人员签订竞业限制协议,绝大多数企业既没有商业秘密管理机构或人员,也没有建立商业秘密管理制度。

(五)关于融资问题

大多数企业都存在融资方式单一(仅依靠向几家银行借贷的方式融资,而没有运用过融资租赁、企业债券、信托等其他融资方式)和民间融资问题(大多数企业都运用过向其他企业、个人及内部职工等借贷方式),有少数企业涉嫌非法融资甚至涉嫌犯罪(企业借贷、民间高利、非法吸收公众存款、集资诈骗等)。

(六)关于对外投资和对外担保方面

1、对外担保存在较多问题。大多数企业都有对外担保、互保(担保链)现象。

2、有一半企业没有建立对外投资管理制度,有少数企业对外投资仅仅由董事长或总经理个人作决定,有少数企业在对外投资前不进行可行性论证,部分企业对外投资前不对项目和合作方进行法律尽职调查,几乎一半的企业没有在章程中规定对外投资的限额。

3、大多数受检企业在作出重大决策时都没有要求专业人员提供意见。

(七)关于危机与法律风险管理问题

大部分受检企业没有建立起突发事件应急机制与法律风险管理机制,首先想到找关系而不是找律师,甚至有企业遇到重大危机与法律风险一走了之,使危机与法律风险性质升级。

 

四、防范和化解企业法律风险的对策和建议

(一)企业安全是第一要素

民营企业不能只注重发展,在当前经济形势下,应更多地关注企业的安全,应该把安全放在第一位。因为如果企业都不安全了,都不能生存的话,那么又谈何发展呢?

企业安全最主要的是资金的安全、资产的安全。资产安全里面要注意资产的账面值及变现能力;资金的安全要注意融资计划(尤其是银行贷款)实现的不确定性,这就要求企业考虑融资方案的多样性问题。任何一个企业至少应考虑四五种融资方案,除了向国内银行借款外,还应考虑合法的民间融资、境外借款、融资租赁、信托融资、发行企业短期债券等方法。

此外,企业特别要注意防范因各类违法行为而受到行政处罚或刑事追究;或因民商事纠纷被当成被告。因为一旦企业账号被冻结、财产被查封,企业运作就会不灵,日常经营将受到重大影响。在如此困难时期,好比雪上加霜,将随时面临倒闭的危险。

(二)专业的人办专业的事

这里有两层含义,一层含义是企业自身要做自己专业的事情,在自己的专业领域谋求更大的发展,不能贪大求全。如果对某些自己不熟悉的领域在没有充分论证的情况下,盲目地一哄而上,很容易栽跟头;另一层含义是企业还应该把一些专业性的事务,比如法律、税务(筹划)、IT管理、评估等等交由专业的机构来处理,必要时可以整体服务外包。有数据显示,发达国家的企业在专业服务外包上投入的金额一般会占到企业成本投入的12%17%,而目前浙江企业在这方面的投入很少,尤其民营中小企业,仅占企业运营成本的1%3%,其中的法律服务外包投入更少,甚至几乎为零。其实,这样的服务外包既可以使事情更加有效地完成,而且也是一种风险转移的手段。因为,专业机构必须对其所提交的工作成果承担责任。

(三)充分利用政府各项优惠政策

浙江省委省政府和相关职能部门为应对当前的经济困境,帮助企业加快转型升级,在工商、税收、人才引进、进出口、技术创新等方面,出台了很多行之有效的政策措施,比如提供公司股权出质便利节能环保企业税收减免小额担保贷款、农业企业以奖代补、企业创新基金项目等等各项优惠政策,共青团浙江省委还于今年二月组织编写了《浙江省服务企业转型升级政策摘编》。因此,我们建议我省企业特别是中小企业要善于运用这些优惠政策,尽量利用政策优势发展壮大自己,而不是一遇到困难和问题就想到跑关系、找政府。这样一方面会给有关部门和领导增加压力和负担,另一方面也极易滋生腐败案件,一旦东窗事发,企业反被牵连,造成更为严重的后果。

(四)积极面对经济困境,防止经济纠纷演变成经济犯罪

这里要特别强调,企业面对经济困境,千万不要一走了之,使经济纠纷演变成经济犯罪。比如,有些企业向其他企业或个人借款,在发生企业危机难以兑付借款时,如果积极应对,只不过是一个普通的借款纠纷,而如果一走了之的话,有可能转化为非法吸收公众存款罪集资诈骗罪等犯罪行为,酿成严重的后果。在当前这样的经济形势下,还有以下一些行为可能涉嫌犯罪,要特别注意,比如虚假出资、抽逃出资提供虚假财务报告职务侵占合同诈骗非法吸收公众存款以及刑法中的金融诈骗类犯罪与涉税类犯罪等,因为这些犯罪大多实行双重制裁,一旦涉案,不仅企业将面临巨额罚金,主要负责人和直接责任人员也会因此受到刑事处罚。

(五)提高法律风险意识,适时进行法律体检

企业在日常的经营中要有危机意识,应该建立一个自身的风险防范体系。至少每年召开12次企业风险分析会,做到防患于未然。 目前,法律体检服务的大力开展,对广大企业而言是个很好的机会,可以充分利用律师的专业优势,在治理结构、文本管理、规章制度、劳资关系及知识产权保护等方面进行系统梳理,提高企业的抗风险能力。

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